Welke papieren mag u in 2023 verticaal klasseren?

U wilt eerstdaags ‘grote kuis’ houden in uw archief. Welke papieren van welke jaren mag u dan ‘verticaal klasseren’?

Wat moet u nog bijhouden zo u in 2023 een belasting- of btw-controleur op bezoek zou krijgen?

Wat, waar en hoe bewaren? Wat bewaren?  

Zowel voor de belastingen als de btw zijn dat vooreerst alle boekhoudkundige documenten zoals uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris e.d. Ook contracten, bestelbons, leveringsbons, professionele agenda’s, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, enz. moet u bijhouden alsook de dossiers m.b.t. analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen die u voor de boekhouding gebruikt.

Hoe bewaren?

Dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.

Waar?

 In principe moet u de boekhouding bijhouden op de zetel van uw vennootschap. Dat uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder ligt om bijgewerkt te worden, is op zich geen probleem, maar permanent (een deel van) uw boekhouding elders bijhouden, kan niet zomaar (parl. vr. nr. 27, 11.07.1995) . Digitale documenten mag u ook ‘in de cloud’ bewaren, op voorwaarde dat u er in België een gewaarborgde online toegang toe heeft.

Hoelang bewaren? Zeven of tien jaar?  

Zowel voor de Belastingen als voor de Btw moest u tot voor kort alles tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijhouden. Onlangs werd evenwel de bewaartermijn verlengd tot tien jaar (wet van 20.11.2022, BS 30.11.2022) .

Vanaf wanneer telt die tienjarige termijn?

De tienjarige termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Loopt uw boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan is dat dus uw boekhouding vanaf 2022 (01.01.2022-31.12.2022). Voor de Btw is dat voor de facturen die opeisbaar zijn vanaf 1 januari 2023. Voor boekjaren verbonden met aanslagjaar 2022 (of vroeger) blijft de bewaartermijn dus nog 7 jaar.

Drie uitzonderingen. Volgende stukken of facturen moet u langer bewaren dan 7 of 10 jaar:

  • Alle stukken i.v.m. onroerende goederen moet u 15 jaar of zelfs 25 jaar bijhouden (optie verhuren met btw). De afgetrokken btw op onroerende goederen kan immers gedurende 15 jaar en sinds 1 januari 2019 ook 25 jaar zgn. herzien worden.
  • Uw investeringsfacturen moet u bewaren tot 7 of 10 jaar na het jaar van de laatste afschrijving.
  • Brengt u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering, dan moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed, hoelang geleden dat ook mag zijn, bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden.

Vanaf wanneer tellen?

In principe moet u die 7 of 10 jaar tellen vanaf de eerste dag van het (boek) jaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Op die regel bestaan twee uitzonderingen. Voor documenten m.b.t. uw informaticasystemen start de termijn pas op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin u die systemen voor het laatst gebruikt heeft. Voor de zgn. tabel van de bedrijfsmiddelen moet u tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5, 15 of 25 jaar (art. 11, §5 KB/Btw nr. 3) .

Wat mag u in 2023 weggooien?   (opgelet dit artikel is geschreven op 5/5/2023)

De facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2015. De boekhouding van een verliesjaar mag pas weg wanneer het jaar waarin u het verlies in aftrek neemt, niet meer gecontroleerd kan worden. Gooi niets weg van jaren waarvoor u nog een bezwaar lopen heeft. Verder mag u alles van vóór 2016 weggooien.

In principe mag u alles van vóór 2016 weggooien. Op dit principe bestaan wel uitzonderingen. Zo moet u investeringsfacturen tot zeven jaar na de laatste afschrijving bijhouden, de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden, …

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Winkelwagen
Scroll naar boven
Stel hier je vraag.