Digitale facturen: klaar voor de verplichting vanaf 1 januari 2026
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronisch factureren verplicht voor alle bedrijven in België. Deze mijlpaal markeert een grote stap richting digitale transformatie en efficiëntie in de zakelijke wereld. Maar wat betekent dit concreet voor uw onderneming? En hoe kunt u zich het beste voorbereiden? In deze blog nemen we u mee door de belangrijkste punten.
Wat houdt de verplichting in?
De wettelijke verplichting betekent dat bedrijven vanaf 2026 geen papieren facturen meer mogen versturen of ontvangen. Alle facturen moeten elektronisch worden verzonden via gestructureerde dataformaten, zoals UBL (Universal Business Language). Dit is niet alleen een administratieve verandering, maar ook een kans om uw facturatieproces toekomstbestendig te maken.
Waarom kiezen voor e-facturatie via PEPPOL?
Een essentieel onderdeel van deze overgang is het gebruik van het PEPPOL-netwerk. Dit internationale netwerk voor elektronische gegevensuitwisseling biedt een veilige en gestandaardiseerde manier om facturen uit te wisselen tussen bedrijven, overheden en andere partijen. De voordelen van PEPPOL zijn onder andere:
- Veiligheid: Gegevens worden versleuteld verzonden en zijn beschermd tegen ongeoorloofde toegang.
- Efficiëntie: Facturen worden snel en zonder fouten verwerkt, wat leidt tot snellere betalingen.
- Betrouwbaarheid: Door de gestandaardiseerde aanpak weet u zeker dat uw facturen voldoen aan de wettelijke eisen.
Voordelen van digitale facturatie
Het verplicht gebruik van e-facturatie biedt bedrijven talloze voordelen:
- Snellere betalingen: Doordat digitale facturen automatisch verwerkt kunnen worden, verkort u de tijd tussen het verzenden van een factuur en de betaling.
- Minder fouten: Automatisering minimaliseert de kans op fouten die vaak voorkomen bij handmatige verwerking.
- Lagere kosten: U bespaart op papier, drukwerk en verzendkosten.
- Duurzaamheid: Elektronische facturatie draagt bij aan een groener bedrijfsproces door papiergebruik te elimineren.
Hoe bereidt u zich voor?
Om de overgang naar e-facturatie soepel te laten verlopen, is het belangrijk om nu al actie te ondernemen. Hier zijn enkele praktische stappen:
- Controleer uw huidige software: Zorg ervoor dat uw facturatiesoftware compatibel is met het PEPPOL-netwerk en voldoet aan de e-facturatiestandaarden.
- Communiceer met uw accountant: Bespreek hoe uw software kan worden gekoppeld met die van uw accountant, zodat facturen automatisch worden doorgestuurd.
- Train uw team: Zorg dat iedereen binnen uw organisatie begrijpt hoe e-facturatie werkt en wat de voordelen zijn.
- Plan uw implementatie: Stel een duidelijk plan op voor de overstap naar e-facturatie, inclusief een tijdlijn en benodigde aanpassingen aan uw processen.
Automatische koppeling met uw accountant: bespaar tijd en moeite
Een belangrijke tip voor zelfstandigen: zorg dat uw facturatiesoftware naadloos communiceert met de software van uw accountant. Door automatische koppelingen worden facturen direct doorgestuurd naar uw boekhouder, waardoor u meer tijd overhoudt om te doen waar u goed in bent – ondernemen.
Conclusie
De verplichte invoering van e-facturatie vanaf 1 januari 2026 is een kans om efficiënter, veiliger en duurzamer te werken. Begin nu met de voorbereiding en blijf de concurrentie voor. Zet de eerste stap richting een soepelere facturatiestroom door uw software te updaten en samen te werken met uw accountant.
Bent u klaar voor de toekomst? Maak vandaag nog werk van e-facturatie en profiteer van de voordelen!
